做工作总结 PPT 时，密密麻麻的文字堆在页面上，不仅难看，观众还抓不住重点。就像小张制作的季度销售总结 PPT，整整一页全是文字，罗列了各种销售数据、策略和成果，在汇报时，台下同事听得云里雾里，领导也频频皱眉。
这时，把文字内容转化为图示是个好办法。可以用 “SmartArt 图形” 呈现流程、层次关系。点击 “插入 - SmartArt”，这里面有多种图形样式可供选择，比如呈现工作流程，可以选 “流程” 类的 “连续流程”；展示部门架构，就用 “层次结构” 类的 “组织结构图”。选好样式后，把文字复制粘贴到图形的文本框中，软件会自动生成美观的图示。除了 SmartArt 图形，还能将关键数据制作成柱状图、折线图。点击 “插入 - 图表”，根据数据特点选择合适的图表类型，像对比不同产品的销售额，用柱状图一目了然；展示销售额随时间的变化趋势，折线图更合适。选择图表类型后，会弹出一个类似 Excel 的表格，在里面输入数据，图表就能实时生成。通过这些图示化表达，原本枯燥的文字内容变得清晰又专业，就像小张重新制作图示化的 PPT 后，再次汇报时，同事和领导很快就理解了重点内容，汇报效果大大提升。