在 Excel 里录入数据,比如员工部门、学历信息时,反复手动输入不仅效率低,还容易出错。小李负责公司的人事档案整理,光是录入 500 多名员工的所属部门,就花了大半天时间,而且还出现了部门名称书写不一致的情况,后续整理数据时又得重新核对修改,十分浪费时间。
其实,利用 “数据验证” 功能就能快速解决这个问题。选中需要录入固定内容的单元格区域,比如 “部门” 列,点击 “数据” 选项卡中的 “数据验证” 按钮。在弹出的窗口里,选择 “序列”,在 “来源” 栏输入数据选项,例如 “销售部,市场部,技术部,财务部”,这里一定要注意用英文逗号分隔不同选项。设置完成后,对应单元格右侧就会出现下拉箭头,录入数据时,直接点击箭头选择相应内容,不用再一个个字输入。这样一来,不仅保证了数据规范统一,还能大幅提高输入速度。以小李的工作为例,使用数据验证功能后,原本半天的工作量,可能半小时就能完成,而且数据准确性也得到了保障,后续的数据统计和分析也会更加轻松。